5.3.1 Ist-Erfassung
Die Dokumentation des Ist-Zustandes muß jeder Projektkonzeption vorausgehen. Sie soll so exakt wie möglich den "Vor-Zustand" (Vor Einführung des neuen Verfahrens) aufzeigen. Mit einer Bewertung des Ist-Zustandes sollen die organisatorischen Mängel, sobald sie erkannt wurden, beschrieben werden.
Merke: Die Behebung organisatorischer Mängel sollte nicht Teil des EDV-Projektes sein! Allzuleicht werden dabei auftretende Schwierigkeiten Mängeln der EDV zugeschrieben!
Unerläßliche Hilfsmittel der Ist-Analyse sind freie Interviews und Einzelfallbeobachtungen. Nicht, was der Abteilungsleiter über seine Abteilung erzählt, gilt - Mitarbeiter "an der Front" müssen befragt, Einzelbeispiele beobachtet und insbesondere die Frequenz von Fehlern, Systemabweichungen und Improvisationen festgestellt werden.
Die Ist-Analyse muß verbindlich (d.h. zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt) enthalten Angaben über
- den verantwortlichen Leiter
- die Mitarbeiter mit den Angaben ihrer Sachbereiche
- Beschreibung der durch das neue Verfahren abzulösenden Tätigkeit, insbesondere den Datenfluß (Datenflußplan)
- woher die bearbeiteten Daten kommen
- um welche Art von Daten es sich handelt
- welche Oranisationseinheiten/Personen beteiligt sind
- welche Ausgabedaten entstehen
- zeitliche Randbedingungen
- welche Zeiträume für die Bearbeitung benötigt werden
- wieviele Daten in einer Zeiteinheit bewältigt werden
- wie häufig die Tätigkeit vorkommt
- Auslöser und Endekriterien
- Konflikte, zeitkritische Randbedingungen
- Ist-Kosten für die mit dem neuen Verfahren zu unterstützende Tätigkeiten
- Personal (insb. Personalqualifikation)
- Verbrauchsmaterial
- Geräte
Die Wahl der Darstellung ist frei. Ein detaillierter Arbeitsablaufplan in Kombination mit der Darstellung der Zuständigkeiten (z.B. MS-Project) wird empfohlen. Für den Gesamtdatenflußplan
(DFP) empfiehlt sich die Erfassung (oder Ergänzung eines bestehenden Datenlexikons) in FileMan.
